Namensschild und ein Programm im handlichen Format – super hilfreich bei zahlreichen parallelen Angeboten in der Gesamtveranstaltung.
Am 31. August fand im Steigenberger Airport Hotel in Frankfurt die MICE Connections 2018 statt. Ein Kongress rund um aktuelle Themenstellungen in der Veranstaltungsbranche, begleitet von einer kleinen Ausstellermesse. In meinem Bericht über meinen Besuch gehe ich weniger auf die Inhalte der Veranstaltung ein. Sondern ich blicke durch die Brille einer Veranstaltungsorganisatorin. Ich möchte herausarbeiten was mir von der organisatorischen Seite gut gefallen hat und was ich ggf. anders machen würde.
Veranstaltungsbeginn war um 9:30 Uhr, der Veranstaltungsausklang war auf 16:20 Uhr angekündigt.
Guter Einstieg
Die Akkreditierung ist in der Veranstaltung für alle Gäste nach der Anreise der erste zentrale gemeinsame Berührungspunkt mit den Organisatoren. Ein guter und reibungsloser Auftakt an der Akkreditierung ist darum besonders wichtig. Ich wurde von den Meetingmaster-Mitarbeitern lächelnd und freundlich in Empfang genommen. Mein Namensschild war vorbereitet und ich bekam einen kompakten Veranstaltungsablaufplan inkl. Raumplaner im kleinen Format ausgehändigt. Sehr praktisch, denn viele parallel, sprich zeitgleich ablaufende Veranstaltungsteile, erwarteten mich. Der Plan gab mir zeitliche und räumliche Orientierung und wurde von mir häufig genutzt.
Genutze Räumlichkeiten
Während der Veranstaltung wurden verschiedene Räume “bespielt”, dadurch waren wir Teilnehmer immer wieder in Bewegung. Die Hauptveranstaltung fand in einem größeren Raum statt: Hier waren vier sogenannte Content Places, das Catering und die Stände verschiedener Aussteller aufgebaut. Dieser Raum war das zentrale Herz der Veranstaltung.
Content Spaces
Im Content Space sorgt der Vortragende für einen interaktiven Austausch mit den Teilnehmern.
Die vier Content Spaces wurden parallel “bespielt”, d.h. thematisch unterschiedliche Vorträge mit Diskussion liefen zeitgleich ab. Ausgestattet waren die Spaces (Vortragsinseln) mit Sitzwürfeln und großen Screens auf den die Präsentationen gezeigt wurden. Um sich von den darüberhinaus stattfindenden Netzwerkgespräche und Standbesuch akkustisch abzugrenzen, waren wir Teilnehmer mit Kopfhörern und die Vortragenden mit Mikrotechnik ausgestattet. Mir gefiel diese Variante sehr gut, da man immer mitten im Geschehen war und die Vortragenden auch sehr gut verstand. Eine größere Konzentrationsübung ist dieses Setting sicherlich für die Vortragenden. Denn sie müssen sich auf ihren Vortrag fokussieren, bekommen aber gleichzeitig den kompletten Lärmpegel des Umfelds mit. Ein großer Vorteil dieser Lösung ist außerdem, dass eine Veranstaltung mit einer größeren Anzahl an Gästen trotzdem auch parizipative Aktivitäten in einem einzigen Raum ermöglicht.
Das fliegende Mikrofon
Auch Fragen konnten dank des Mikrofonwürfels innerhalb dieser kleinen Präsentationsrunden gestellt werden. Bereits rein optisch lockert er die Atmosphäre auf, denn die Fragenden bekommen kein klassisches Mikrofon vor den Mund gehalten sondern sie sprechen in diesen Würfel. Der zusätzlich auch von einer Person zur anderen geworfen werden kann und eine Interaktion zwischen den Teilnehmern oder zwischen Vortragendem und Fragendem ermöglicht.
Mikrofon in Würfelform, lockert auch und trägt zur Interaktion bei.
Beginn und Ende einer Conten Space-Session
Gemäß Programmablauf waren die Content Spaces-Einheiten auf jeweils 50 Minuten getacktet. Natürlich ist es für die Vortragenden immer schwierig ein ausgewogenes Maß an Vortrag und Zeit für Fragen herzustellen bzw. im Voraus zu kalkulieren. Die parallel stattfindenden Content Space wurden nicht durch die Organisatoren beendet sondern individuell durch die Vortragenden. Das hatte zur Folge, dass der Pausenpuffer von 15 Minuten zwischen den Spaces teilweise stark dahinschmolz. Man musste sich sputen, um zwischendurch noch kurz die Toilette aufzusuchen oder um etwas zu trinken. Als Orientierung für die Teilnehmer mag ich es bei solchen Programmpunkten, ähnlich wie in der Theaterpause sehr, wenn jede neue Runde z.B. mit einem akkustischen Signal (z.B. Gong) angekündigt wird. Meine Erfahrung ist auch, dass dadurch der pünktliche Beginn einfacher sichergestellt wird.
Auf den großen Screens können die Teilnehmer die Präsentationen gut verfolgen. In den Pausen dient der Bildschirm als Agenda.
Inhalte der Content Spaces
Am Vor- und Nachmittag wurden jeweils zwei Content Space Zeitfenster angeboten. Bereits bei der Anmeldung zur Veranstaltung konnte ich meinen individuellen Tagungsplan, mit den für mich relevanten Themen zusammenstellen; und mich für die verschiedenen Spaces anmelden. Mit einer kleinen Einschränkung: Je später man sich angemeldet hat, desto größer die Gefahr, dass das Thema zur gewünschten Zeit bereits ausgebucht war. Sehr schön, dass die Themen mindestens zwei Mal über den Tag verteilt, angeboten wurden. So dass man i.d. Regel seine Wunschthemen auch besuchen konnte. Inhaltlich standen die Themen unter der großen Überschrift der “Sicherheit”: Datensicherheit, Sicherheit im Umgang mit den Möglichkeiten, um potenzielle Teilnehmer Compliance-konform einzuladen und Sicherheit im Umgang mit Eventkrisen. Die seit Mai 2018 gültige Datenschutzgrundverordnung bringt für uns Veranstaltungsorganisatoren ja einige knifflige Berührungspunkte mit sich. Insbesondere im Bereich des Einladungs-/Teilnehmermanagements, aber auch beim Thema Fotografieren. Ein Grund, warum die Fotos in diesem Beitrag kaum Menschen zeigen. Alle von mir besuchten Content Spaces waren sehr kurzweilig. Es bestätigt sich für mich, dass man in weniger als einer Stunde Vortragszeit viele Aspekte eines Themas beleuchten kann.
Mit Kopfhörern ausgestattet, kann man den Vorträgen in den Content Spaces gut folgen.
Ich hoffe, dass wir im Nachgang noch Gelegenheit bekommen auf die Präsentationen zuzugreifen, das wäre ein toller Service! Zumindest ich konnte nicht gleichzeitig zuhören und mitschreiben. Zudem hat Frau Dr. Schonert-Hirz in ihrem sehr humorigen und bewegungsreichen Eingangsvortrag im Plenum mit dem Titel ” “Sicherheit statt Stress” darauf hingewiesen, dass Multitasking dauerhaft stresserhöhen ist.
Links zu den Referentinnen in den Content Spaces:
Compliance-Regeln im Veranstaltungsbereich
Datenschutz im Veranstaltungsmanagement
Catering
Getränke
Im Hauptraum verteilt, gab es diverse “Getränke-Tankstellen” an denen wir uns frei bedienen konnten. Außerdem standen gekühlte Getränke in kleinen Flaschen auch in Kühlschränken bereit. Sehr lecker, das Limetten-Wasser, zum selbst Abfüllen. Auch eine Kaffeemaschine sorgte für den zwischendurch nötigen Koffeinschub, um die Konzentration bei so viel Input sicherzustellen. Schade, dass auch Pappbecher für den Coffee-to-go bereitstanden. Das passt nicht optimal zur Green-Meeting-Philosophie des Hotels und wurde auch von zahlreichen Teilnehmern kritisch wahrgenommen und während der Stehtischgespräche kommentiert.
Kommt gut an: Limettenwasser zum selbst Abfüllen und unverpackte Schokolade.
Speisen
Während der gesamten Veranstaltung standen am Vital Buffett getrocknet Früchte zum Knabbern, sehr verführerisch und lecker bereit. Auch kleine Kalorienbomben in Form von nicht abgepackter Schokolade. Was Müllvermeidung angeht, ein echter Bringer!
Energie für Zwischendurch
Mittagessen
Das Mittagessen wurde in Buffetform gereicht und es gab mehrere Stellen, um sich zu bedienen. Sehr schön, denn somit war die Schlangenbildung sehr überschaubar. Die Auswahl konzentrierte sich auf Fingerfood (z.B. Wraps und kleine belegte Brötchen) und verschiedene Salate. So dass nur ein Besteckteil neben dem Teller erforderlich war. Gut gelöst, um mit den vorhandenen Stehtischen zu haushalten. Für alle Lebensmittelunverträglichen (ich vertrage z.B. keinerlei tierische Milchprodukte) hätte ich mir gewünscht, dass die Beschriftung der Speisen nicht nur deren Namen sondern auch die enthaltenen Allergene berücksichtigt. Das Servicepersonal reagierte auf meine Nachfrage sehr freundlich und professionell. Kurze Zeit später führte mich der Koch persönlich durch das Buffett und stand beratend zur Seite. Toller Service, der allerdings aus meiner Sicht bei größerem Veranstaltung nur sehr schwierig praktikabel ist.
Leichte Leckerein kommen bei Teilnehmerinnen meist gut an.
Optisch verführerische Nachspeisen wurden natürlich auch kredenzt, in Form von kleinen Kuchen und Dessert im Glas. Hier musste mich der Koch allerdings enttäuschen, denn überall waren Milchprodukte enthalten. Nicht schlimm, verwundert war ich jedoch trotzdem. In der Anmeldung wurde extra eine Abfrage bezüglich vegetarisch und vegan gemacht. Somit kamen neben mir, alle Veganer nicht in den Genuss eines Nachtischs. Grundsätzlich sollte man eine Erwartungshaltung, die durch eine gezielte Abfrage bei den Teilnehmern erzeugt wird, auch erfüllen. Wenn dies nicht möglich ist, besser garnicht erst abfragen! Das wäre ähnlich wie mit der Frage “Benötigen Sie einen Shuttle-Service?”, und dann wird keiner angeboten, obwohl es entsprechende bejahende Antworten gab.
Verführisch und prima auch im Stehen zu vernaschen!
Messestände
Eine kleine schöne Mischung aus verschiedenen Dienstleistern, insbesondere Eventlocations und Hotelanbieter war auf der Ausstellungsfläch in der Raummitte vertreten. In den vorhandenen Pausen informierte ich mich gezielt bei drei Ausstellern. Teilnehmer, die sich hier umfangreicher umschauen wollten, hatten sicherlich etwas Stress. Allerdings lag mein Fokus auch darauf, alle vier Conten Spaces Zeitfenster zu nutzen. Dafür war das flexible und individualisierte Veranstaltungssetting super. Für mich auch wieder eine gute, motivierende Erfahrung für Veranstaltungen, die ich selbst organisiere: Den Teilnehmern Freiräume zu geben und darauf zu vertrauen, dass sie diese im besten Sinne für sich nutzen.
An- und Abreise
Ich habe zur Anreise am dem Fernbahnhof in Frankfurt ganz entspannt den Shuttle-Bus genutzt.
Die Brücke zum Shuttle-Service ist gebaut und da verliere ich gerne noch ein Wort zu meiner Anreise. Die Informationen, die im Vorfeld zur Veranstaltung diesbezüglich verschickt wurden, waren sehr hilfreich und wichtig. Gerade bei einem Veranstaltungsort nahe eines “Tummelplatzes” wie einem Flughafen, wo immens große Besucherströme zu lenken sind, überfordert die Gäste häufig. Das Steigenberger Airport Hotel verfügt generell über einen Busshuttle-Service ab dem Flughafen und somit konnte ich einfach einen dieser Busse nutzen. Zum Glück war die Beschriftung ausreichend groß, um bei den zahlreichen unterschiedlichen Bussen auch aus der Ferne den richtigen zu erkennen.
Feedbackbögen am Veranstaltungsende
Jede Veranstaltung geht irgendwann zu Ende und auch die Meetingmasters als Veranstalter waren an einem Teilnehmer-Feedback interessiert. Hierfür wurde der klassische Feedbackbogen in Papierform verwendet. Das hat mir gut gefallen! In Veranstaltungen, die ich selbst unterstütze, habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Rücklaufquote bei einer Abfrage in der Veranstaltung die Einholung von Feedback im Nachgang z.B. per Mail oder Online, um Längen schlägt. Allerdings war der Zeitpunkt für die Verteilung des Feedbackbogens aus meiner Sicht ungünstig. Er wurde nämlich erst nach Verlassen des Veranstaltungsraums ausgehändigt. Ich habe für das Erreichen meines Zugs wenig Puffer eingeplant, um noch möglichst viel von der Veranstaltung mitzubekommen. Somit hatte ich keine Zeit mehr diesen auszufüllen. Ich vermute anderen Teilnehmern ging es ähnlich. Feedback zur Veranstaltung ist für uns Organisatoren doch super wichtig! Ich empfehle, dass wir die Gäste frühzeitiger mit dem Feedbackbogen “konfrontieren”, damit noch genügend Zeit zum Ausfüllen bleibt. Es ist sicherlich in den seltensten Fällen böse Absicht, kein Feedback zu geben. Aber wenn die Gelegenheit direkt vor Ort nicht ausreichend vorhanden ist, verblassen die Eindrücke und zurück im Arbeitsalltag, siegt das Tagesgeschäft. Im Nachgang wird der Feedbackbogen egal ob händisch oder online in den seltensten Fällen ausgefüllt.
Sieben Tipps für erfolgreiches Veranstaltungsmanagement:
1) Abfragen, die im Vorfeld der Veranstaltung gemacht werden, müssen sich für den Teilnehmer in der Veranstaltung wiederfinden.
2) Auch in einem großen Raum, sind individualisierte Veranstaltungselemente in kleineren Gruppen möglich.
3) Raumwechsel sorgt für Bewegung und körperliche Aktivierung, was einen langen Veranstaltungstag belebt.
4) Individuelle Themenauswahl durch den Teilnehmer in ausgewählten Zeitfenstern, steigert den persönlichen Mehrwert.
5) Kleine Gimmicks im Cateringbereich wie z.B. ein Vital-Buffet mit getrockeneten Früchten oder ein Kühlschrank zur Selbstbedienung werden von Teilnehmern ausgesprochen wertgeschätzt.
6) Auszeichnung der Speisen am Buffet entsprechend der Allergenverordnung erleichtern den Gästen mit Unverträglichkeiten das Leben enorm!
7) Feedbackbögen werden i.d. Regel von den Teilnehmern ausgefüllt. Entscheidend ist allerdings, dass diese rechtzeitig vor dem Veranstaltungsende verteilt werden.
Herzlichen Dank an Meetingmasters für die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltung und die beteiligten Sponsoren! Toll, dass wir im wahrsten Sinn Gäste sein durften und diese Veranstaltung unentgeltlich durchgeführt wurde. Ich freue mich, wenn das Veranstaltungsformat auch in 2019 wieder angeboten wird. Vielleicht ja sogar in Stuttgart!
In meinen Seminaren rund um das Themas Veranstaltungsmangement teile ich mit Ihnen weitere zahlreiche Tipps und Tricks aus meiner langjährigen Praxis.